Liquiditeitsplanning

Liquiditeitsbegroting voorkomt onnodige rentekosten en liquiditeitsproblemen

Waarom liquiditeitsplanning?

Naast het kiezen van de bank met de hoogste rente gaat het er natuurlijk vooral om te voorspellen welke bedragen u hoe lang kunt parkeren op een faciliteit met een hogere rente dan op Uw betaalrekening / rekening-courant. Hiervoor moet u uw toekomstige inkomsten en uitgaven schatten. Deze bedragen verschillen van de kosten en opbrengsten, waarop uw boekhouding en jaarrekening gebaseerd zijn. Want hier worden inkomsten en uitgaven toegerekend aan perioden. Omdat het niet praktisch is alle verwachte inkomsten en uitgaven in de liquiditeitsplanning (= liquiditeitsbegroting) op te nemen, kunt U een splitsing maken in het werkkapitaal (de normale mutaties vanwege de bedrijfsuitoefening, meestal kleinere mutaties) en grote uitgaven, zoals investeringen, rentebetalingen en aflossingen. Bovendien is voor een goede planning inzicht in het seizoenspatroon van Uw inkomsten nodig en natuurlijk in de verwachte grotere uitgaven.

Zo vergroot u met cash management uw liquiditeit

Natuurlijk is het aantrekkelijk om zoveel mogelijk geld rentedragend te parkeren. Mogelijkheden om de liquiditeit te vergroten zijn o.a. :

• het verkorten van de betaaltermijn voor uw debiteuren,
• het bedingen van een langere betaaltermijn bij grotere crediteuren,
• het verlagen van de voorraden,
• het uitstellen van investeringen, die geen omzet genereren en
• het verkopen van onproduktieve activa. 

Ook als U ‘roodstaat’ of een lening heeft is liquiteitsplanning (= cash management) zinvol; zo verlaagt U de rente-uitgaven. Het is niet in alle gevallen het aantrekkelijkst om overtollige liquiditeiten op een deposito te zetten. Als over een lening, financiering of hypotheek een hogere rente betaald wordt dan over een deposito ontvangen wordt, EN als de liquiditeit langdurig overtollig is, dan is het aflossen van de lening, financiering of hypotheek aantrekkelijker.

1. Het eerste deel geeft praktische oplossingen,
2. Het tweede deel is een vragenlijst voor interviews en administratief onderzoek om Uw liquiditeitsplanning richting te geven en
3. Het derde deel is een spreadsheet, die U kunt gebruiken.

Praktische oplossingen voor een lastige klus

Liquiditeit plannen doet u met verwachte ontvangsten en uitgaven. Dit betekent dat er slechts beperkte zekerheid over bedragen en gebeurtenissen is, want de toekomst hoeft geen voortzetting van het verleden te zijn. Daarnaast zijn uitgaven iets anders dan kosten; kosten zijn aan een periode toegerekende uitgaven. Uw boekhouding en de jaarrekening zijn gebaseerd op kosten en dus maar beperkt bruikbaar voor liquiditeitsplanning. Let vooral hier op:

• Aanschaf vaste activa : wel uitgave, geen kosten
• Afschrijvingen : geen uitgave, wel kosten
• Toevoeging aan voorzieningen : geen uitgave, wel kosten
• Onttrekking aan voorziening : wel uitgave, geen kosten
• Aflossing van lening of hypotheek : wel uitgave, geen kosten
• Vooruitbetaalde kosten (bijv. huur en verzekeringspremies) : wel uitgave, pas in volgende periode kosten

U kunt de liquiditeitsplanning dus slechts in beperkte mate op de boekhouding en jaarrekening baseren; het zijn vastleggingen van het verleden. Bovendien moet u voor een liquiditeitsplanning de strategische beslissingen kennen, omdat deze beslissingen in de toekomst uitgaven en ontvangsten veroorzaken.

Een liquiditeitsplanning moet u - ondanks het toekomstige karakter - zoveel mogelijk baseren op gegevens. Als deze er nog niet zijn, moet u zich baseren op gefundeerde verwachtingen. Deze kunt u uit drie bronnen halen :

• uit de historie, d.w.z. vastleggingen in de boekhouding. Deze historische gegevens corrigeert u met verwachte of reeds bekende prijsstijgingen. 
• uit de omzetprognose en het kostenbudget (deels gebaseerd op strategische beslissingen) en 
• de balansgerelateerde mutaties (investeringen in vaste activa en mutaties in lang vermogen). 

U moet zoals gezegd de strategische beslissingen kennen om inschattingen te kunnen maken van hun gevolgen voor de liquiditeit. Het gaat hierbij om het kennen van de fase in de produktlevenscyclus van uw produkten (de levensfase van een produkt beinvloedt de cash-flow) en om investeringsbeslissingen. In de liquiditeitsplanning kunt u strategische uitgaven (eventueel verbijzonderd naar uitgavensoorten) en ontvangsten als gevolg van de stategische beslissing apart (dus los van de omzetgerelateerde posten) opnemen. Toe te rekenen kosten (bijv. huisvesting) neemt u niet apart op, want deze zitten al in het kostenbudget.

Het is - vanwege het korte- resp. lange-termijn-karakter - zinvol de ontvangsten/uitgaven in twee groepen te verdelen; in werkkapitaal en in balansgerelateerde posten.

• Werkkapitaal is nodig om de dagelijkse activiteiten mogelijk te maken en hangt met de bedrijfsdrukte samen. Het saldo (van liquide middelen plus debiteuren plus voorraden minus crediteuren) kan daarom fluctueren. 
• Balansgerelateerde posten daarentegen zijn langer aan de onderneming verbonden en omvatten investeringen in vaste activa en mutaties in het lange vermogen. Deze posten hangen niet met de bedrijfsdrukte samen. 

Het blijft altijd lastig - vanwege de onzekerheden - om liquiditeit nauwkeurig te plannen. Een praktische oplossing is wellicht de verwachte inkomsten en uitgaven te splitsen in grote posten (bijv. 25.000 euro <) en de overige posten. De overige posten bereken je door de verwachte totale uitgaven te verminderen met de grote posten (die je afzonderlijk plant).

Een aanvullende praktische oplossing om met onzekerheden om te gaan is te zorgen voor een rentedragende rekening-courant. Het rentedragende karakter minimaliseert de gemiste rente vanwege afwijkingen in de liquiditeitsplanning.

Er zijn allerlei operationele en strategische onzekerheden, die een nauwkeurige planning moeilijk maken. Bovendien kunnen tegenvallers, zoals onverwachte uitgaven, optreden. Een liquiditeitsplanning voor een langere periode kan daarom slechts globaal zijn. Een mogelijke praktische oplossing is een vast bedrag - als buffer - aan te houden om onzekerheden en tegenvallers op te vangen. Als zich een grote meevaller voordoet kan de buffer verkleind worden.

Lastige vragen stellen om liquiditeit te onderzoeken

Deze vragenlijst kunt u gebruiken om colllega's te interviewen. Interviews zijn een efficiente manieren om informatie te verzamelen. Zo mogelijk moet u de verkregen informatie controleren a.h.v. de boekhouding en documenten over toekomstplannen.

Algemene vragen :

• Welke strategische beslissingen (investeringen, nieuwe produkten, desinvesteringen, produktafbouw) zijn genomen en wat zijn de gevolgen voor de liquiditeit ?
• Hoe lang is de cash-to-cash-cyclus (tijd tussen uw betaling van inkopen en betaling door debiteuren) ongeveer ?
• Welke rekening-courant-faciliteiten (rentevergoeding, limiet roodstand) heeft uw onderneming ?
• Welke liquiditeitsbuffer (om onzekerheden en tegenvallers op te vangen) hanteert uw onderneming ?

Over ontvangsten :

• Wat is de omzetprognose (incl. BTW) ?
• Wat is het seizoenspatroon in de omzet ?
• Wat is de betaaltermijn voor debiteuren (indien ze niet contant betalen) ?
• Wat zijn de grootste omzet-gerelateerde ontvangsten (ontvangsten van debiteuren) ?
• Wat zijn de grootste balansgerelateerde ontvangsten (verkoop activa, ontvangen royalties, dividend deelneming, verkoop deelneming, dividend beleggingen, verkoop beleggingen) ?

Over uitgaven :

• Wat is het kostenbudget (incl. BTW) ?
• Is er sprake van seizoensinvloeden op uitgaven?
• Wat is de betaaltermijn voor crediteuren ?
• Wat is het voorraadbeleid (bestelniveau, ordergrootte) ?
• Wat zijn de grootste omzet-gerelateerde uitgaven aan crediteuren ?
• Wat zijn de grootste balansgerelateerde uitgaven (aankoop activa, aflossing lening, onttrekkingen voorziening, belegging, deelneming, dividend-uitkering aandeelhouders) ?